Comment recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs ?
Étapes pratiques pour organiser la réception des factures électroniques : connexion, contrôle, classement et accès comptable.
Une facture fournisseur ne doit plus se perdre dans une boîte mail ou un dossier partagé. Voici le parcours à mettre en place pour la retrouver, la contrôler et la transmettre à la bonne personne.
1. Relier la plateforme agréée
La plateforme agréée reçoit ou relaie les factures selon les règles prévues par la réforme. Votre logiciel doit disposer d’une connexion sécurisée et d’un point de réception pour récupérer les événements et les documents.
Ne copiez jamais une clé API dans un e-mail ou dans un document partagé. Utilisez un coffre de secrets et masquez les clés dans l’interface.
2. Contrôler la facture reçue
Le premier contrôle porte sur le fournisseur, le numéro, la date, l’échéance, le montant et le document original. Une facture peut ensuite être classée comme à traiter, en vérification, validée, rejetée ou payée.
- Vérifier le fournisseur et son identifiant.
- Comparer les montants HT, TVA et TTC.
- Contrôler l’échéance et les conditions de règlement.
- Ouvrir le document original, sans le remplacer par une nouvelle facture générée.
3. Donner le bon accès à la comptable
Le gérant reste responsable des réglages sensibles. La comptable peut recevoir un accès séparé, consulter les factures et suivre les statuts sans voir les clés techniques de l’entreprise.
Un récapitulatif de session et les changements de statut permettent de travailler à distance avec une trace claire, sans transformer Factogo en outil de surveillance opaque.
4. Préparer l’archivage
Conservez le document reçu dans son format original, son identifiant externe et l’historique des opérations. Une sauvegarde n’est utile que si elle reste liée à la facture et si sa restauration est vérifiable.
Les réponses à retenir.
Où la facture reçue est-elle stockée ?
Les informations utiles sont indexées dans la base de travail et le document original est conservé dans un stockage de fichiers séparé. Les deux restent liés par un identifiant interne.
La comptable peut-elle modifier le document original ?
Non. Elle peut traiter son statut et ajouter les informations de suivi, mais le document original reçu doit rester inchangé.
Que se passe-t-il si la connexion est interrompue ?
L’état de connexion doit passer en erreur, conserver le dernier contrôle et fournir un message exploitable. Après correction, une nouvelle tentative peut reprendre la réception sans créer de doublon.