Pourquoi donner un espace comptable séparé à sa comptable ?
Permissions, notifications et méthode de travail : comment organiser la facturation entre le gérant et la comptable.
Une petite entreprise travaille souvent avec une comptable à distance. L’objectif n’est pas de multiplier les comptes, mais de donner à chacun la bonne vue et les bonnes responsabilités.
Le gérant garde les réglages sensibles
Les clés de connexion, l’abonnement, l’identité de l’entreprise et les réglages techniques restent réservés au gérant. Cela limite les erreurs et réduit l’exposition des secrets.
La comptable voit ce dont elle a besoin
L’espace comptable doit donner une boîte de travail claire : factures reçues, statuts, échéances, documents originaux et export de sélection. Les actions sensibles restent hors de portée.
- Consulter les factures reçues.
- Filtrer par état et échéance.
- Ouvrir ou télécharger le document original.
- Recevoir une notification lorsqu’un document arrive.
- Ajouter un suivi sans modifier la pièce d’origine.
Une trace utile, pas une surveillance intrusive
Un récapitulatif de session peut indiquer les connexions, les changements de statut et les documents traités. Informez la comptable de ce suivi et limitez les données au strict nécessaire.
Préparer l’arrivée d’une nouvelle personne
Invitez la comptable avec son adresse professionnelle, utilisez un lien d’activation à durée limitée et prévoyez la révocation immédiate d’un accès. Ne partagez jamais le mot de passe du gérant.
Les réponses à retenir.
La comptable doit-elle avoir accès aux clés API ?
Non. Elle doit pouvoir travailler sur les documents et leurs statuts sans voir les secrets techniques de l’entreprise.
Que faire au départ de la comptable ?
Supprimez ou révoquez son accès, vérifiez les sessions ouvertes et conservez l’historique des actions déjà réalisées.
Une notification suffit-elle pour traiter une facture ?
Non. La notification attire l’attention ; la facture doit ensuite être contrôlée dans la boîte de travail et rapprochée des informations de l’entreprise.